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Leitfaden · Qualifikationsverwaltung
Mitarbeiterqualifikationen verwalten – ein Leitfaden
Ob Pflichtunterweisung oder Fachzertifikat: Wer Qualifikationen systematisch verwaltet, weiß jederzeit, wer wofür eingesetzt werden kann und was demnächst erneuert werden muss. Dieser Leitfaden zeigt die Grundlagen – und wie QualiManager dabei unterstützt.
Inhalt: Welche Angaben · Zuständigkeiten · Fristen · Nachweise · Überblick · Werkzeuge
Checkliste
Welche Angaben gehören zu einer Qualifikation?
Diese Angaben machen eine Qualifikation nachvollziehbar und planbar.
Person (mit Tätigkeit, Abteilung, Standort)
Art der Qualifikation
Ausstellungsdatum, gültig bis, nächste Erneuerung
Aussteller und Nummer
Nachweisdokument
Verantwortliche Person für die Erneuerung
Zuständigkeiten klären
Legen Sie fest, wer Qualifikationen pflegt und wer bei anstehenden Fristen informiert wird – zum Beispiel die Personalabteilung, die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder die Teamleitung. In QualiManager hinterlegen Sie dafür Benachrichtigungsadressen an Qualifikation, Mitarbeiter oder Firma.
Fristen systematisch führen
Für jede Qualifikationsart sollte feststehen, wie lange sie gilt und wann sie wiederholt werden muss. Daraus ergibt sich für jede Person ein Erneuerungsdatum. Rechtzeitige Vorwarnungen – etwa 90, 60 und 30 Tage vorher – geben genug Zeit, Schulungen zu planen.
Nachweise ablegen
Das Dokument gehört direkt zum Eintrag. So lässt sich jede Angabe belegen, und bei einer Erneuerung bleibt erkennbar, welcher Nachweis vorher galt.
Überblick behalten
Eine Qualifikationsmatrix und eine Liste aller anstehenden Fristen zeigen, wo Handlungsbedarf besteht. Mehr dazu: Qualifikationsmatrix erstellen und pflegen.
Werkzeuge im Vergleich
Papier und Ordner
Geeignet für sehr kleine Teams mit wenigen Nachweisen.
Excel
Geeignet für überschaubare Listen mit wenigen Bearbeitenden. Wann sich der Umstieg lohnt
Qualifikationsverwaltung wie QualiManager
Geeignet bei vielen Personen, Standorten oder Fristen – wenn Erinnerungen und Nachvollziehbarkeit gewünscht sind.
HR-Suite mit Modul
Sinnvoll, wenn ohnehin im Einsatz. QualiManager ist dagegen eine eigenständige Anwendung; eine Anbindung an Ihre HR-Software prüfen wir bei Bedarf individuell.
QualiManager in Kürze
So unterstützt QualiManager
Mitarbeiterakte
Qualifikationen, Unterweisungen und Nachweise je Person an einem Ort.
Fristen und Erinnerungen
Erinnerung per E-Mail in mehreren Stufen vor und nach Ablauf.
Qualifikationsmatrix
Automatisch aus den gepflegten Daten, mit Export.
PDF-Nachweise
Dokumente am Eintrag, frühere Versionen bleiben archiviert.
Kaufmodell und Betreuung
Einmalig kaufen. Eigene Umgebung. Betreuung nach Bedarf.
Einmaliger Erwerb möglich
QualiManager kann einmalig erworben werden – ohne verpflichtendes monatliches Software-Abonnement. Laufende Kosten entstehen für Ihren Server und für Leistungen, die Sie zusätzlich vereinbaren.
Ihre eigene Softwareumgebung
QualiManager wird für Ihr Unternehmen eingerichtet – auf einem Server oder Cloud-Server, den Sie oder Ihr IT-Dienstleister betreiben. Ihre Daten liegen nicht in einer gemeinsamen Kundendatenbank.
Unterstützung, wenn Sie sie brauchen
Wir helfen bei Einrichtung und Inbetriebnahme. Wartung, Updates, Support und Erweiterungen vereinbaren Sie individuell.
Demo
QualiManager kostenlos kennenlernen
In einer geführten Online-Präsentation zeigen wir Ihnen QualiManager an Beispieldaten: Mitarbeiterakte, Fristen, Erinnerungen und Qualifikationsmatrix. Sie sehen, wie Ihre Qualifikationsarten abgebildet werden können – und klären Fragen zu Einrichtung, Kaufmodell und Betreuung.
Kostenlose Produktdemo anfragenSie benötigen mehr als eine Qualifikationsverwaltung?
Neben QualiManager entwickelt Fymito Solutions individuelle Softwarelösungen für Unternehmen. Ob digitale Verwaltungsprozesse, Mitarbeiterportale oder branchenspezifische Anwendungen – wir entwickeln Software, die zu Ihren Arbeitsabläufen passt.
Häufige Fragen zur Qualifikationsverwaltung
Wer ist für die Verwaltung von Qualifikationen zuständig?
Das legt jedes Unternehmen selbst fest; häufig Personalabteilung, Arbeitssicherheit oder Fachbereich.
Wie lange sollten Nachweise aufbewahrt werden?
Das hängt von den für Sie geltenden Vorschriften ab; klären Sie die Aufbewahrungsfristen intern. QualiManager löscht keine Nachweise automatisch.
Können Mitarbeitende ihre Qualifikationen selbst einsehen?
Nur mit eigenem Benutzerkonto; eine eingeschränkte Selbstauskunft gibt es nicht.