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Lösung · Zertifikatsverwaltung
Zertifikatsverwaltung für Mitarbeitende und Unternehmen
Zertifikate haben ein Ablaufdatum – und fallen oft erst auf, wenn sie gebraucht werden. QualiManager verwaltet Zertifikate Ihrer Mitarbeitenden und Ihres Unternehmens mit Gültigkeit, PDF-Nachweis und Erinnerung vor dem Ablauf.
Was gehört zu einer guten Zertifikatsverwaltung?
Zu jedem Zertifikat sollten Inhaber, Aussteller, Nummer, Ausstellungs- und Ablaufdatum sowie das Dokument selbst erfasst sein. Entscheidend ist, dass rechtzeitig vor Ablauf jemand informiert wird und die Erneuerung nachvollziehbar dokumentiert bleibt.
Zwei Arten von Zertifikaten
Zertifikate von Mitarbeitenden
Als Qualifikation mit Aussteller, Zertifikatsnummer, gültig ab/bis, Erneuerungsdatum und PDF.
Zertifikate des Unternehmens
Als Unternehmenszertifikat mit Typ, Nummer, Aussteller, Gültigkeit und Erneuerungsdatum; dazu Firmendokumente mit eigenem Erinnerungsdatum.
So läuft die Zertifikatsverwaltung in QualiManager
Erfassen
Zertifikat anlegen, PDF hochladen. Bei PDFs mit Textebene schlägt QualiManager Datum und Zertifikatsnummer vor.
Überwachen
Status und Fälligkeit im Dashboard und im Fristenbericht.
Erinnern
E-Mail 90, 60 und 30 Tage vorher, am Stichtag und nach Ablauf.
Erneuern
Neue Gültigkeit erfassen, neues PDF als neue Version; die alte Version bleibt archiviert.
Statt Ordner und Postfach
Was sich gegenüber Ordner und Postfach ändert
Gut zu wissen: Nachweise werden als PDF gespeichert. Gescannte Dokumente ohne Textebene werden nicht automatisch ausgelesen – die Daten tragen Sie dann manuell ein.
Ein Ort für Daten und Dokumente
Doppelte Uploads werden erkannt
Änderungen im Aktivitätsprotokoll nachvollziehbar
Berichte „Qualifikationen“ und „Zertifizierungen“ als Excel, CSV oder PDF
Kaufmodell und Betreuung
Einmalig kaufen. Eigene Umgebung. Betreuung nach Bedarf.
Einmaliger Erwerb möglich
QualiManager kann einmalig erworben werden – ohne verpflichtendes monatliches Software-Abonnement. Laufende Kosten entstehen für Ihren Server und für Leistungen, die Sie zusätzlich vereinbaren.
Ihre eigene Softwareumgebung
QualiManager wird für Ihr Unternehmen eingerichtet – auf einem Server oder Cloud-Server, den Sie oder Ihr IT-Dienstleister betreiben. Ihre Daten liegen nicht in einer gemeinsamen Kundendatenbank.
Unterstützung, wenn Sie sie brauchen
Wir helfen bei Einrichtung und Inbetriebnahme. Wartung, Updates, Support und Erweiterungen vereinbaren Sie individuell.
Demo
QualiManager kostenlos kennenlernen
In einer geführten Online-Präsentation zeigen wir Ihnen QualiManager an Beispieldaten: Mitarbeiterakte, Fristen, Erinnerungen und Qualifikationsmatrix. Sie sehen, wie Ihre Qualifikationsarten abgebildet werden können – und klären Fragen zu Einrichtung, Kaufmodell und Betreuung.
Kostenlose Produktdemo anfragenSie benötigen mehr als eine Qualifikationsverwaltung?
Neben QualiManager entwickelt Fymito Solutions individuelle Softwarelösungen für Unternehmen. Ob digitale Verwaltungsprozesse, Mitarbeiterportale oder branchenspezifische Anwendungen – wir entwickeln Software, die zu Ihren Arbeitsabläufen passt.
Häufige Fragen zur Zertifikatsverwaltung
Kann QualiManager Zertifikate automatisch auslesen?
Teilweise: Aus PDFs mit Text schlägt QualiManager Ausstellungsdatum, Ablaufdatum und Zertifikatsnummer vor. Sie prüfen und bestätigen die Werte.
Werden alte Zertifikate gelöscht?
Nein, frühere Dokumentversionen bleiben archiviert; erneuerte Qualifikationen bleiben in der Historie.
Wer wird bei Ablauf informiert?
Die am Eintrag, beim Mitarbeiter oder an der Firma hinterlegte Adresse, ersatzweise eine zentrale Adresse.