Start › QualiManager › Funktionen
Die Funktionen von QualiManager
Hier finden Sie die Funktionen von QualiManager – gegliedert nach den Aufgaben, die sie Ihnen abnehmen. Am Ende der Seite sehen Sie, welche Anforderungen wir zusätzlich als individuelle Erweiterung prüfen.
01 · Mitarbeitende
Mitarbeitende und Mitarbeiterakte
Ihr Nutzen: Alle Informationen zu einer Person an einer Stelle – keine Suche in mehreren Listen.
Stammdaten: Personalnummer, Name, Tätigkeit, Abteilung, Eintritt und Austritt, Status, Kontakt
Mitarbeiterakte mit Reitern: Übersicht, Qualifikationen, Unterweisungen, Maßnahmen, Historie
Zeitleiste der Änderungen
PDF-Dokumente direkt am Mitarbeiter ablegen
02 · Qualifikationen
Qualifikationen und Qualifikationsarten
Ihr Nutzen: Gültigkeiten werden einmal festgelegt und danach automatisch berechnet.
Qualifikationsarten selbst definieren: Name, Kategorie, Beschreibung, Standardgültigkeit, Wiederholungsintervall, Pflicht-Kennzeichen, aktiv oder inaktiv
Qualifikation je Mitarbeiter: Ausstellungsdatum, gültig ab und bis, Erneuerungs- und Prüfdatum, Aussteller, Zertifikatsnummer, verantwortliche Person, Bemerkungen
Automatische Fristberechnung aus Ausstellungsdatum und Intervall
Qualifikation erneuern – die bisherige bleibt in der Historie erhalten
Status je Qualifikation: Gültigkeit, Fristenstatus und ob ein Nachweis vorliegt
03 · Unterweisungen
Unterweisungen mit Teilnehmerlisten
Ihr Nutzen: Eine Unterweisung für viele Teilnehmende einmal erfassen – die Folgetermine ergeben sich von selbst.
Unterweisungsarten mit eigenem Wiederholungsintervall
Termin mit Thema, Anlass, Ort, unterweisender und verantwortlicher Person
Teilnehmende aus dem Mitarbeiterstamm zuordnen
Nächste Fälligkeit für jeden Teilnehmenden
Teilnahmenachweis als PDF hinterlegen
04 · Unternehmen
Firmen, Unternehmenszertifikate und Firmendokumente
Ihr Nutzen: Auch Nachweise des Unternehmens selbst behalten Sie im Blick.
Mehrere Firmen oder Standorte mit Stammdaten, Ansprechperson, Benachrichtigungsadresse und Logo
Unternehmenszertifikate mit Typ, Nummer, Aussteller, Gültigkeit und Erneuerungsdatum
Firmendokumente mit Dokumentart, Nummer, Gültigkeit und Erinnerungsdatum
Firmenumschalter und Firmenfilter in Listen und Berichten
05 · Fristen & Erinnerungen
Fristen und E-Mail-Erinnerungen
Ihr Nutzen: Zuständige werden rechtzeitig informiert, statt Fristen selbst nachhalten zu müssen.
Erinnerungsstufen: 90, 60 und 30 Tage vorher, am Stichtag, nach Ablauf
Für jede Qualifikationsart einzeln ein- oder ausschaltbar
Erinnerungen für Qualifikationen, Unterweisungen, Unternehmenszertifikate und Firmendokumente
Empfänger: die am Eintrag, beim Mitarbeiter oder bei der Firma hinterlegte Adresse, ersatzweise eine zentrale Adresse
Täglicher automatischer Lauf; zusätzlich Vorschau, Probelauf und Testmail
Versandprotokoll mit Status; fehlgeschlagene E-Mails werden erneut versucht
Versand über Ihren eigenen E-Mail-Zugang
06 · Übersichten
Dashboard, Qualifikationsmatrix, Maßnahmen und Suche
Ihr Nutzen: Handlungsbedarf ist auf einen Blick erkennbar.
Dashboard: fällige und überfällige Qualifikationen und Unterweisungen, offene Maßnahmen, nicht zugestellte Erinnerungen; ein Klick führt zum Datensatz
Qualifikationsmatrix: Mitarbeitende und Qualifikationsarten mit Status je Feld, filterbar nach Firma
Maßnahmen mit verantwortlicher Person, Fälligkeit und Erledigt-Status
Globale Suche nach Firmen, Mitarbeitenden und Qualifikationen
07 · Daten
Nachweise, Import und Berichte
Ihr Nutzen: Bestehende Listen übernehmen und Auswertungen ohne Nacharbeit weitergeben.
PDF-Nachweise an Mitarbeiter, Qualifikation, Unterweisung, Unternehmenszertifikat oder Firmendokument – mit Versionen, Vorschau und Archiv; doppelte Dateien werden erkannt
Datumsvorschläge aus PDFs mit Textebene, die Sie vor dem Speichern bestätigen
Import aus Excel (.xlsx) oder CSV: Firmen, Mitarbeitende, Qualifikationen – mit Vorlage, Spaltenzuordnung, Prüfung und Fehlerliste
Sieben Berichte, gefiltert, als Excel, CSV oder PDF
08 · Verwaltung
Benutzer, Protokoll und Einstellungen
Ihr Nutzen: Nachvollziehbar, wer was geändert hat.
Benutzerverwaltung mit zwei Rollen, Administrator und Benutzer; Administratoren können Passwörter zurücksetzen
Aktivitätsprotokoll: wer hat wann was geändert (vorher und nachher)
Papierkorb mit Wiederherstellung; endgültiges Löschen nur durch Administratoren
Einstellungen für Qualifikations- und Unterweisungsarten, E-Mail-Versand und Systemlogo
Nicht im Standardumfang – als Erweiterung prüfbar
Zugriffsrechte je Firma oder Standort
Selbstauskunft oder Portal für Mitarbeitende
Anmeldung über Single Sign-on
Texterkennung für gescannte Dokumente und weitere Dateiformate neben PDF
Eigene E-Mail-Texte und Soll-Profile je Tätigkeit
Import von Unterweisungen
Fertige Anbindung an Personal- oder Lohnsoftware
Diese Punkte gehören derzeit nicht zum Standardumfang. Ob und mit welchem Aufwand sie sich für Ihr Unternehmen umsetzen lassen, prüfen wir gemeinsam mit Ihnen.
Kaufmodell und Betreuung
Einmalig kaufen. Eigene Umgebung. Betreuung nach Bedarf.
Einmaliger Erwerb möglich
QualiManager kann einmalig erworben werden – ohne verpflichtendes monatliches Software-Abonnement. Laufende Kosten entstehen für Ihren Server und für Leistungen, die Sie zusätzlich vereinbaren.
Ihre eigene Softwareumgebung
QualiManager wird für Ihr Unternehmen eingerichtet – auf einem Server oder Cloud-Server, den Sie oder Ihr IT-Dienstleister betreiben. Ihre Daten liegen nicht in einer gemeinsamen Kundendatenbank.
Unterstützung, wenn Sie sie brauchen
Wir helfen bei Einrichtung und Inbetriebnahme. Wartung, Updates, Support und Erweiterungen vereinbaren Sie individuell.
Demo
QualiManager kostenlos kennenlernen
In einer geführten Online-Präsentation zeigen wir Ihnen QualiManager an Beispieldaten: Mitarbeiterakte, Fristen, Erinnerungen und Qualifikationsmatrix. Sie sehen, wie Ihre Qualifikationsarten abgebildet werden können – und klären Fragen zu Einrichtung, Kaufmodell und Betreuung.
Kostenlose Produktdemo anfragenSie benötigen mehr als eine Qualifikationsverwaltung?
Neben QualiManager entwickelt Fymito Solutions individuelle Softwarelösungen für Unternehmen. Ob digitale Verwaltungsprozesse, Mitarbeiterportale oder branchenspezifische Anwendungen – wir entwickeln Software, die zu Ihren Arbeitsabläufen passt.
Fragen zu den Funktionen
Werden Erinnerungen an die Mitarbeitenden selbst geschickt?
Wenn beim Mitarbeiter oder an der Qualifikation eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, ja. Sonst an die Adresse der Firma oder eine zentrale Adresse.
Kann ich Erinnerungen für bestimmte Qualifikationen abschalten?
Ja, je Qualifikationsart und Stufe.
Welche Formate haben die Berichte?
Excel (.xlsx), CSV und PDF.